Xnear Gestión
Documental “XDOC” Mejora y optimiza los sistemas de Tramite
Documentario, considera dentro de sus funciones principales:
Ingreso, despacho, derivación y seguimiento de los documentos
a nivel integral en la organización, quedando estos disponible
a los usuarios identificados en listas de distribución (Director,
Direcciones Regionales, Sucursales, Departamentos, Subdeptos,
Secciones, oficinas, personas) responsables de su tramitación.
XDOC provee mecanismos de alarmas asociadas al documento indicando
el estado actual con opciones de visualización. La tipificación
de la documentación registrada y el análisis de comportamiento,
permiten construir estadísticas e indicadores que pueden ser
utilizados para optimizar y actualizar los procedimientos administrativos.
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Registra
en oficina de partes el ingreso/ egreso de documentos institucionales
tanto en el Nivel Central como en las Direcciones Regionales
de la organización, con asignación de foliación única por
Dirección Regional, selección del destinatario (derivación)
y permitir adjuntar documentos .
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Permite
el seguimiento de la documentación considerando comentarios
dirigidos al destinatario.
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Provee
la capacidad de manejar perfiles de usuarios de forma de mantener
niveles de seguridad y de privacidad sobre los documentos.
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Incorpora
el control de flujo interno de la documentación, esto permite
tener el control y seguimiento de la documentación que se
genera al interior de las secretarías o entre ellas, esto
es equivalente a las habituales recepciones de documentos
y a su seguimiento. En estos casos particulares, los documentos
no están en el flujo de correspondencia que controla Oficina
de Partes.
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Tanto
en Ingreso/Despacho permitiendo el envío de copias a más
de un destino, reflejando en los listado tal situación,
o considerar una plantilla que realice lo solicitado.
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Impresión
de informes y sujetas a filtros(rango fecha, tipo documento,
rol, materia, etc.).
XDOC cuenta
con un Sistema de Control de Gestión, que sirve de apoyo a los
procesos de toma de decisión mediante el seguimiento y evaluación
de indicadores relacionados con metas y objetivos estratégicos
tanto de gestión interna, como aquellos asociados a compromisos
con otros entes. Controla el ingreso y gestión de Códigos de
Producción e Índices de Producción usando para ello formularios
electrónicos.
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Proceso
Control de Gestión, tiene relación con el ingreso de la
información solicitada por parte del encargado funcional,
la que es enviada y almacenada para luego ser procesada
y obtener como resultado los valores de los índices mencionados.
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Provee
un ambiente de el cual permita Visualizar e Imprimir los
principales informes considerando representación Gráfica.
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Entrega
información confiable y oportuna con relación a la Planificación
estratégica, operativa y del aporte de los distintos estamentos
de la organización.
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El
sistema permite monitorear y activar en forma automática semáforos
que informen del estado en los cuales se encuentran los procesos,
garantizando el cumplimiento tanto parcial como final de objetivos
estratégicos y metas.
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Dispone
de un proceso para la Generación de Solicitudes y Validación
de Indicadores (visualización de contenidos, eliminación
de variables).
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Calcula
en forma automática indicadores (activado x proceso interno).
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Entrega
facilidad para revisar el resultado de cálculo de indicadores
por Centro de Responsabilidad.
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Permitir
la captura información por intermedio de los usuarios del
sistema.
- Monitorea
el proceso de Control de Gestión y actividades con mapas gráficos
(flujo gramas).
- Genera alertas
en los atrasos de los actores del proceso.
- Genera alertas
de estados de avances por indicador.
- Controla
los valores esperados/efectivos en indicadores y datos de producción
(preevaluación).
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